4 tips til optimering af din servicevirksomhed med GPS Tracking

Der var engang hvor GPS Tracking og flådestyring teknologien handlede om overvågning og kontrol. Det gør den stadigvæk når den bliver brugt forkert…

Med en professionel leverandør som kan byde på andet end en prik der flytter sig på et kort er billedet ofte et helt andet, og teknologien bliver et værktøj til optimering af drift i virksomheden.

Det kan dreje sig om alt fra at reducere kørte kilometer, optimere faktureringen, spare diesel eller benzin, dokumentere kundebesøg eller kørsel og registrere tidsforbrug – mulighederne er mange, og de stopper ikke her.

I de fleste modne løsninger findes der advanceret funktionalitet som du muligvis ikke har behov for i dag, og det er let at komme til at fordybe sig i facetter af teknologien som ikke giver økonomisk gevinst eller bidrager til optimering af driften i virksomheden fra dag 1

I de 15 år jeg har arbejdet med GPS Tracking og Flådestyring er der 5 simple funktionaliteter som har bidraget målbart til både bundlinie og effektivitetsforbedring hver eneste gang der er foretaget en evaluering.

#1 Tidsforbrug hos grossister

Kørsel til og fra grossist eller egne lagre kan sjældent undgåes når din virksomhed lever af at levere service på kunders adresser. For at adfærd skal kunne ændres skal den først kunne måles – dette gælder også i forhold til kørsel til grossister.

Grossist kørsel kan være et behageligt afbræk i en travl hverdag – 15 minutter i bilen (hver vej) og et kendt og venligt ansigt som leverer de dele der skal hentes. Det bliver hurtigt til unødig meget tid,

Med en gennemsnitlig timeløn på 195 kroner koster en køretur til grossisten netto 130 kroner før udgifter til drift af bilen.

Samlet 20 kilometer kørsel til og fra grossist koste omkring 100 kroner ifølge FDM

Som udgangspunkt kan kørsel til grossisten faktureres som tidsforbrug til kunden, men her er der ofte risiko for at kunden klager fordi der ikke er forståelse (eller indsigt i) kørsel til grossisten, eller at der skal bruges tid på at finde en ny parkeringsplads ved ankomst hos kunden igen.

Mange grossister har indført time-levering i store områder af landet – eksempelvis har Lemvig Müller en løsning hvor der betales 169 kroner for leverancer hvor der garanteres levering inden for en time – og med lidt omtanke og planlægning kan det ofte være en god løsning at betale 169 kroner for levering, alt imens svenden bruger “ventetiden” på at forberede opgaven eller tager hul på andre del-elementer af opgaven hos kunden.

Vores lokationsrapport og tilhørende dashboard giver de fleste virksomhedsejere et klart billede af om der er økonomi i at få leveret frem for at køre selv.

#2 Registrering af tidsforbrug

Den gode gamle timeseddel… i nogle virksomheder er den blevet digital.

Om den er digital eller skrevet ned på et stykke papir, ændrer det ikke ved at mennesker glemmer, og at vi alle i en vis omfang er skyldige i at vente til i morgen med hvad der ikke er nødvendigt i dag.

Vi får altså ikke altid registreret præcist hvornår vi ankom hos en kunde og hvornår vi kørte derfra igen – blandet sammen med kørsel til grossist eller værksted som nævnt ovenfor bliver det ofte umuligt at huske den præcise detalje når ugen er gået, og det er blevet nødvendigt at udfylde timesedlerne så der kan faktureres – dette gælder hvad enten der er tale om digital timeseddel eller analog.

Mange lærlinge referer til “raflebægermetoden” som benyttes til at sjusse den del af ugens timer man ikke helt kan huske detaljen for, ind på sager som formentligt kan bære det.

Brug en elektronisk kørebog som grundlag for timesedlen – den fortæller præcis hvornår hver opgave startede og sluttede, og det er ikke længere nødvendigt at gætte med risiko for utilfredse kunder til følge.

#3 Brug den elektroniske kørebog til at reducere krediteringer

​Når en kunde har haft besøg af en af dine servicebiler er det ikke altid kunden modtager regningen næste dag – faktisk sker det i mindre end 2% af registrerede tilfælde. Gennemsnitligt modtager kunden regningen omkring 2 uger efter endt arbejde, og her er det ikke længere sikkert at hverken kunde eller svend kan huske hvordan det samlede tidsforbrug er fremkommet.

Kunden kan have haft noteret at Svenden kom i 20 minutter og kørte igen (kunden tænker han er kørt til frokost), for så at komme 40 minutter senere og arbejde i 2 timer.

Regningen lyder på 3 timer, en servicevogn og de dele der skulle til for at løse opgaven.

Med kunden i telefonen kan du lynhurtigt finde kørebogen for den pågældende svend frem, og hurtigt forklare at der var tale om en kørsel til grossist for at hente de dele der skulle bruges til at udføre opgaven.

Uden flådestyring vil du ofte skulle tage imod klagen fra kunden og ringe til svenden for at få hans version. Der kan gå timer før du får fat i svenden som kan være i gang med en ny opgave, og ofte vil det være svært at huske detaljer om en opgave udført mere end 2 uger tidligere.

Når du ringer tilbage til kunden vil det ofte ende med at du leverer en forklaring som kunden nu mener er fabrikeret. En kreditering siger egentlig at kunden havde ret i sine beskyldninger, og en afvisning resulterer i en utilfreds kunde – ingen af løsningerne ender med at give din virksomhed god omtale

Med afsæt i kørebogen vil du på få sekunder kunne forklare kunden hvornår opgaven startede og sluttede, og forklare hvad der skete i det tidsrum hvor svenden ikke var hos kunden.

En sober og ærlig forklaring som fjerne fokus fra tidsforbruget og gør det muligt at finde ud af om kunden er tilfreds med kvaliteten af arbejdet – hvilket de jo oftest er.

#4 Sæt parkeringen på regningen

​Når du parkerer bilen hos en kunde er det ikke altid at bilen kan parkeres gratis.

De færreste kunder klager over at skulle betale for parkeringen når du udfører arbejde hos dem, så hvorfor ikke sætte parkeringen på regningen?

Få en automatisk rapportering som indeholder præcise parkeringsudgifter pr. parkering så du nemt og enkelt kan sætte det korrekte beløb på hvert af dine kundebesøg.

Alternativet er selvfølgelig at bede dine svende notere parkeringsudgifter ved hver endt parkering og skrive dem på den korrekte kunde.